【解決策】なぜ貿易事務は残業が多いのか?

貿易事務 辞めたい 貿易事務

海外と携わることのできる事務系のお仕事で、 女性が就きたい職業では常に上位の貿易事務。しかしかっこいいイメージとは反対に、残業が多い職種なんです。

派遣社員でも月15-20時間の残業があることも…

しかし私は貿易事務の正社員として4年間働きましたが、残業は月10時間以下に抑えて働いていました。残業時間を抑えるうえで大切なことは、相手にこちらの都合を理解させることです。

・急ぎの仕事を頼む際は、「日本時間の○○時までに返信ください。」と明確な時間を提示する。
・祝日、大型連休の1週間前から前日までメールの署名に「祝日の案内」を載せておく。
電話で急ぎだと伝える

海外の人は、私たちが思っている以上に時間にルーズです。定時ギリギリに平気で「URGENT!」などとメールタイトルを付けて連絡してきますw

ハッキリとこちらの都合や時間を意識させましょう。

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貿易事務は残業が多い理由

そもそもなぜ貿易事務は、残業が多い職業なのでしょうか?考えられる原因を3つまとめました。

時差がある

海外とかかわる仕事」で切っても切れない問題、時差。

アジアやオーストラリアだと、時差はおよそ2時間から3時間程度でさほど問題にはなりません。しかしヨーロッパやアメリカとなると、日々の仕事に影響してきます。

イギリスとの時差(9時間)
日本の夕方=イギリスはまだ朝
アメリカとの時差(13-16時間)
日本の朝=アメリカはすでに昼間

つまりヨーロッパと会議をするなら、日本は夜まで仕事をしなければなりません。アメリカと会議をするなら、日本は朝早く出社しないといけません。

貿易事務の場合、船積み手配に問題があればその日のうちに解決しなければなりませんよね。(船は待ってくれないですから…)

緊急事態が発生したら、問題が解決するまで帰れず残業確定。残業が多いため、仕事終わりに予定を入れにくいのもこの仕事の特徴です。

休日の違い

日本は祝日の多い国です。月曜休みのみならずGW・お盆・年末年始と長期休暇も多いです。

本来ならありがたい休暇ですが、貿易事務の場合はちょっと迷惑なんです。笑

なぜなら、祝日や長期連休は日本だけの休みだから。

相手国は通常営業のため、大量にメールが溜まって 休み明けにはメールの処理だけで1日終わる。なんてことも普通にあります。

返信している間にまたメールが溜まってしまい結果、残業。なんてことがあります。

反対に相手国にもそれぞれ長期連休や祝日があり、その日は暇です。(クリスマスシーズンと春節はびっくりするくらい暇。)

また相手国の連休中に書類不備があると、船積みに影響が出てきてしまいます。相手の連休を把握して事前に書類のチェックを済ますなど、先を見据えて仕事をする必要があります。

文化の違い

外国人は当然日本人と違うため、全員が日本人のようにキッチリと仕事をこなすわけではありません。

定時10分前にタイムカードの前でスタンバイしている人種や、自分の用件だけ一方的に連絡してくる人種(こちらからのメールは無視)など千差万別です。

「重要案件」・「急ぎ」などとメールの件名に入れても相手からの返事が遅く、仕事に支障をきたす場合もあります。

定時ギリギリに返信を受けると、それから仕事を進めなければなりません。

もちろん一概にどの国もそうではありませんが、相手が日本人ではないとゆうことを意識して仕事をしましょう。

貿易事務特有の残業を減らすには!

なぜ貿易事務の仕事が残業が多いのかをお話してきました。一体どうすれば、残業を減らすことができるのでしょうか?

私は下記の3つを意識して行い、残業を月10時間以内におさめていました。

「日本時間の○○時までに返信ください。」

時差の関係上相手国が休憩中や始業時間前・後の可能性があるので、大切な案件は1-2時間くらい余裕をもってメールを入れておきましょう。

「○○時まで」と記載することで、依頼した仕事を優先してくれる可能性がグッとあがります。

太字にしたり、ハイライトをつけるとさらに返信の確立が上がりますよ!

「祝日の案内」を載せる

祝日、大型連休の1週間前から前日までメールの署名に「祝日の案内」を載せましょう。

相手は日本のカレンダーを見ることは、ほとんどありません。

日本の休みを意識してもらい1週間くらい前から案内しておけば、相手も急ぎの仕事や書類の作成に取り掛かれます。私がこれを載せるようになってから、相手国も同じように休日案内のメールを送ってくれるようになりました。

お互いのスケジュール(休暇)を把握することで、スムーズに仕事を進めることができます。

電話で急ぎだと伝える

最終手段、電話で急ぎだと伝えます。どうしても急ぎの場合は、もう電話で直接伝えましょう。

これが一番効果的です。

メールは忙しいと見ないことが多いですが、電話であれば嫌でも用件を聞かなければなりません。

どうしても残業できないときは、なるべく早い時間から電話で催促しましょう。

まとめ

貿易事務が残業が多い理由が、なんとなく分かっていただけたでしょうか?やはり外国人と仕事をすることは、思い通りに仕事が進まないことがたくさんあります。

貿易事務の仕事で大切なスキルの一つは、先を見据えて仕事をすることです。

相手の国はは今何時なのか?連休は何時から何時までなのか?

相手にこちらの都合を理解させることでスムーズに仕事を進めることができ、残業を減らすことができます。

また重要でない仕事は、思い切って次の日に持ち越すのもアリです。

貿易事務に就いたばかりのころは、すべて処理できず定時30分前に受信したメールは次の日に処理する!と決めて仕事をしていました。

ざっと目を通して、重要な案件だけを先に対応してみるのはいかがでしょうか?

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